Anwaltliche Erfahrungen:
Richtig verhalten in der Betriebsprüfung der Rentenversicherung
Erfahrungen mit Betriebsprüfung der Rentenversicherung:
Was Unternehmer wissen müssen. Tipps und Ratschläge vom Rechtsanwalt!
Du hast die Prüfankündigung der Rentenversicherung bekommen? Das sorgt oft im ersten Moment für Unsicherheit, muss aber nicht so sein. Erfahre von uns, was in der Betriebsprüfung der Rentenversicherung zu beachten ist.
Wer prüft?
Die Träger der Rentenversicherung. Entweder der Regionalträger oder die Deutsche Rentenversicherung Bund.
Wer wird geprüft?
Du als Arbeitgeber. Wenn du eine GmbH hast, deine GmbH als Arbeitgeberin.
Welcher Zeitraum wird geprüft?
In der Regel werden die letzten 4 Jahre geprüft. Der Prüfzeitraum ergibt sich aus der Prüfankündigung. Die Betriebsprüfung kann den Zeitraum aber auch während der Prüfung verlängern. Wichtig dabei: Wenn der Prüfungszeitraum länger als 4 Jahre zurück liegt, solltest du unbedingt prüfen lassen, ob du dich auf VERJÄHRUNG berufen kannst.
Unsere Erfahrungen aus der anwaltlichen Praxis:
Oft ist es unbegründet, wenn die Betriebsprüfung die Prüfung auf einen längeren Zeitraum ausweitet. Denn Beitragsansprüche verjähren grundsätzlich nach 4 Jahren und können dann nicht mehr von der Rentenversicherung eingefordert werden!
Wie läuft die Prüfung ab?
2 bis 3 Wochen vor Beginn der Betriebsprüfung erhältst du die PRÜFANKÜNDIGUNG (1).
Die eigentliche BETRIEBSPRÜFUNG (2) kann dann wenige Tage bis hin zu mehreren Wochen dauern. Die Dauer hängt vom Umfang der zu prüfenden Unterlagen ab, aber auch davon, wie schnell der Betriebsprüfung alle relevanten Unterlagen zur Verfügung stehen.
Am Ende der Betriebsprüfung steht eine SCHLUSSBESPRECHUNG (3) und ein PRÜFBERICHT (4).
Bei beanstandungsfreien Prüfungen erhältst du lediglich eine PRÜFMITTEILUNG (5).
Gab es jedoch Beanstandungen, erlässt die Rentenversicherung - nach einer förmlichen ANHÖRUNG (6) - einen BESCHEID (7). In diesem Bescheid werden meistens Beiträge nachgefordert und Säumniszuschläge geltend gemacht.
Was wird geprüft?
Grundsätzliche alles, was mit deinen Sozialversicherungspflichten als Arbeitgeber zusammenhängt. Insbesondere:
- Beurteilung der Beschäftigungs- und Tätigkeitsverhältnisse (Versicherungspflicht oder Versicherungsfreiheit)
- Einhaltung der Meldepflichten
- Beurteilung des Arbeitsentgelts (Beitragspflicht vs. Beitragsfreiheit)
- Berechnung der Beiträge
- Führen der Entgeltunterlagen
Daneben gibt es noch einige weitere Punkte, die geprüft werden, aber in der Regel wenig Schwierigkeiten bereiten.
Was sind deine Pflichten in der Betriebsprüfung der Rentenversicherung?
Zunächst einmal bist du – auch wenn es vielleicht selbstverständlich klingen mag – verpflichtet, die Betriebsprüfung zuzulassen. Du kannst die Prüfung als solche nicht verweigern und auch nicht verhindern.
Unter Umständen kannst du die Prüfung aber auf einen SPÄTEREN ZEITPUNKT HINAUSZÖGERN. Wenn du überzeugende Argumente lieferst, warum dir die Betriebsprüfung aktuell nicht zuzumuten ist, kriegt man in der Regel eine einvernehmliche Verschiebung der Prüfung hin.
In der Prüfung selbst hast du dann Prüfhilfe zu leisten, so das Gesetz. Das ist letztlich eine Mitwirkungspflicht. Im Wesentlichen geht es darum, dass du die von der Rentenversicherung angeforderten Unterlagen in geordneter Form zur Verfügung stellst. Wenn du Zweifel hast, ob du bestimmte Unterlagen vorlegen musst, dann nimm gerne Kontakt mit uns auf. Denn deine Mitwirkungspflicht als Arbeitgeber hat auch Grenzen!
Die wichtigsten Mitwirkungspflichten sind:
- Du musst als Arbeitgeber (Geschäftsführung) für Rückfragen der Betriebsprüfung zur Verfügung stehen.
- Falls die Betriebsprüfung vor Ort in deinen Geschäftsräumen stattfindet, musst du dem Prüfer einen angemessenen Arbeitsplatz (kostenlos) zur Verfügung stellen.
- Du musst die Entgeltunterlagen und Beitragsabrechnungen deiner Mitarbeiter vorlegen. In der Regel sind die Entgeltunterlagen bei deinem Steuerberater. Dann wird dein Steuerberater die Entgeltunterlagen an die Rentenversicherung übermitteln.
- Du musst - falls vorhanden - Bescheide und Prüfberichte der Finanzbehörden (z. B. von einer Lohnsteuer-Außenprüfung) vorlegen.
- Du musst – auf Verlangen – Zugang zur Finanzbuchhaltung geben.
- Auf Verlangen der Betriebsprüfung musst du Verträge mit Beschäftigten/freien Mitarbeitern vorlegen.
Unsere Erfahrungen aus der anwaltlichen Praxis:
Du solltest die Mitwirkung nicht verweigern. Denn verweigerst du die Mitwirkung, drohen dir BUßGELDER! Und im schlimmsten Fall sogar eine STRAFANZEIGE wegen Beitragshinterziehung.
Was sind deine Rechte in der Betriebsprüfung der Rentenversicherung?
Kommen wir nun mal zu deinen Rechten in der Betriebsprüfung.
Am wichtigsten: Du hast das Recht, dich in der Betriebsprüfung von deinem Steuerberater und einem Rechtsanwalt begleiten zu lassen. Du musst dich also nicht allein mit dem Betriebsprüfer rumschlagen.
- In der Regel kannst du verlangen, dass die Rentenversicherung dir spätestens nach zwei Monaten das Ergebnis der Betriebsprüfung mitteilt.
- Du kannst den Betriebsprüfer wegen Besorgnis der Befangenheit ablehnen, sobald Anhaltspunkte bestehen, dass der Betriebsprüfer sich nicht objektiv verhält.
- Nach Abschluss der Betriebsprüfung kannst du Einsichtnahme in den Prüfbericht verlangen.
- Wenn du Zweifel an der Rechtmäßigkeit hast, kannst du gegen den Bescheid der Betriebsprüfung Widerspruch einlegen.
Die Betriebsprüfung kann für erhebliche Arbeit und damit auch Kosten bei dir im Unternehmen sorgen. Leider gibt es keinen Kostenerstattungsanspruch für dich.
Was ist mit einer beanstandungsfreien Betriebsprüfung der Rentenversicherung in der Vergangenheit?
Wenn in der Vergangenheit eine Betriebsprüfung beanstandungsfrei abgeschlossen wurde, dann bist du leider nicht automatisch auf der sicheren Seite. Denn eine beanstandungsfreie Betriebsprüfung aus der Vergangenheit gibt dir leider nicht immer Vertrauensschutz. Vertrauensschutz besteht nur, wenn die beanstandungsfreie Betriebsprüfung mit einer verbindlichen Entscheidung abgeschlossen wurde.
Daher unser wichtiger Tipp: Wenn du die Betriebsprüfung der Rentenversicherung vor Kurzem beanstandungsfrei gemeistert hast, versuche unbedingt, dass das Ergebnis in einer schriftlichen Entscheidung verbindlich bestätigt wird. Falls es dabei Probleme gibt, helfen wir dir gerne, eine verbindliche schriftliche Entscheidung zu erwirken.
Wichtig: Bloße Prüfmitteilungen sind nicht ausreichend. Du brauchst eine verbindliche Entscheidung.
Das waren einige Informationen zur Betriebsprüfung der Rentenversicherungen. Wenn du auf unsere anwaltlichen Erfahrungen im Bereich der Betriebsprüfung setzen möchtest, nimm gerne Kontakt mit uns auf. Wir begleiten dich professionell durch die Betriebsprüfung der Rentenversicherung. Und natürlich legen wir für dich auch Widerspruch ein gegen den Bescheid der Betriebsprüfung, wenn wir Fehler erkennen.
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Die Erfahrung zeigt: Gut vorbereitet und begleitet besteht man viel besser in der Betriebsprüfung!
Mit unser Erfahrung aus zahlreichen Betriebsprüfungen kennen wir die Tricks und können direkt die richtigen Verteidigungsansätze wählen.
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© 2025 Rechtsanwalt Paul Konertz
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